projekt biura

Projektowanie wnętrz biurowych. Projekt i realizacja wnętrza biurowego

W 2015 roku wraz z mgr inż. arch. Pawłem Bulińskim zostałam zaproszona do wykonania projektu wnętrz biura bydgoskiej firmy. Projekt został zrealizowany w 2016 roku.

Firma

Firma zajmuje się produkcją gilz do papierosów i akcesoriów dla palaczy tytoniu. Eksportuje swoje produkty na rynek europejski, amerykański, bliskowschodni i australijski. Istnieje od 2004 roku. Jest potentatem na rynku, zajmując 3 miejsce na świecie w swojej branży. Jest podwykonawcą dużych koncernów tytoniowych, ale również produkuje własne marki wyrobów około tytoniarskich. W związku z rozwojem firmy zarząd postanowił wybudować nową siedzibę firmy.

Z deklaracji firmy:

Nasze wyroby przygotowujemy wyjątkowo starannie, aby każdy detal był w pełni doskonały. Zadowolenie naszych partnerów jest największą nagrodą. Nie przedkładamy jednorazowych sukcesów nad budowanie trwałych relacji. Proponujemy dobrą i uczciwą transakcję. Zdajemy sobie sprawę, że doskonałe kontakty biznesowe wymagają cierpliwości i czasu.[1] Najbardziej podkreślaną wartością organizacji jest długofalowość działań. Jakość z pracowitością to wartości, które według firmy przekładają się na sukces, który ma trwać. Cechy takie jak cierpliwość, powaga, stanowczość, spokój, bogactwo, elegancja, partnerstwo w założeniach mają stanowić o sile firmy i sugerować jej harmonijny rozwój.

Architektura i miejsce

Siedziba firmy miała zostać przeniesiona na obrzeża Bydgoszczy, do niezbyt atrakcyjnej  wizualnie dzielnicy przemysłowej. Największym atutem działki, na której miał powstać budynek, było dobre usytuowanie pod względem logistycznym- blisko bydgoskiej obwodnicy. Obiekt miał składać się z trzech części: hali produkcyjnej, części socjalnej dla pracowników produkcji oraz części administracyjnej. Projekt architektoniczny został wykonany przez Krzysztofa Rommla z pracowni projektowej P.D. Cross D. i K. Rommel.

biurowiec, projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz
architektura, widok na dwu-pietrową część administracyjną, w tle część socjalna
źródło: pracownia projektowa P.D. Cross D. i K. Rommel

Dostarczona dokumentacja techniczna składała się z rzutów i przekrojów ilustrujących układ funkcjonalny. Biuro zostało ulokowane na dwóch kondygnacjach: otwarty parter o powierzchni około 120 metrów  kwadratowych oraz piętro o powierzchni około 600 metrów. Proponowany przez architekta układ przywodził na myśl typ kombi: pomieszczenia z dostępem do okien, o małym trakcie rozłożono dookoła środkowej części z recepcją. Zamknięte pokoje miały wyznaczone funkcje: trzy pokoje zarządu; oddzielne dla poszczególnych działów handlu, logistyki i marketingu pomieszczenia pracownicze; pokój kierownika działu handlu i logistyki, pokój dla kadrowej; pokój księgowości, pokój dla kierownika administracji, duża sala konferencyjna, mała salka konferencyjna, archiwum, kuchnia, łazienki damska, męska i zarządu.

projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, rzut
parter: 1.1 otwarta przestrzeń
piętro; 2.1 komunikacja z sekretariatem; 2.2 dział administracji; 2.3 dział księgowości; 2.4 wc kobiet; 2.5 wc mężczyzn; 2.6 przedsionek; 2.7 pomieszczenie gospodarcze; 2.8 wc zarządu; 2.9 archiwum; 2.10 salka konferencyjna; 2.11 dział handlowy; 2.12 kierownik działu handlu i logistyki; 2.13 dział logistyki; 2.14 dział marketingu i zakupów; 2.15 jadalnia; 2.16 sala konferencyjna; 2.17 pokój zarządu; 2.18 pokój zarządu; 2.19 kierownik administracji

Zindywidualizowane wytyczne firmy

Celem projektu było stworzenie efektywnej przestrzeni, która elastycznie dostosowywałaby się do przyszłego rozwoju firmy, stworzyła rodzaj przyjaznego i stosownego otoczenia dla pracowników. Równie ważnym było wyrażenie poprzez wnętrza deklaracji i charakteru firmy jako solidnej, starannej, uczciwej, cierpliwej i trwałej.

Pracę nad projektem poprzedził szeroki wywiad, przeprowadzony wśród zarządu oraz wszystkich pracowników, z którym skonsultował się architekt wnętrz.

Pierwsze ustalenia dotyczyły informacji o strukturze organizacji: kto i nad kim sprawuje kierownictwo, zakres pracy poszczególnych pracowników, metod pracy oraz wykorzystywanych narzędzi. Było to bardzo utrudnione, ponieważ w firmie w tamtym czasie zatrudnionych było tylko kilka osób, a w nowej przewidziano miejsce dla 30. Nowa struktura organizacji opierała się więc na planach zarządu dotyczących rozwoju firmy, co obarczone było ryzykiem popełnienia błędów przy projektowaniu układu funkcjonalnego wnętrza. W dniu rozpoczęcia pracy nad projektem w części administracyjnej firmy zatrudnienia dotyczyły stanowisk:

– jednoosobowy zarząd

– kierowniczka działu handlu i logistyki

– 2 pracowników działu handlu

– 1 pracownik działu logistyki

– kierowniczka działu administracji

– księgowa

– kadrowa

– recepcjonistka

Działem marketingu zajmowała się osoba zewnętrzna, przyjeżdżająca raz w tygodniu do firmy na konsultacje. W planach zarządu było zatrudnienie pracowników na stałe, którzy stworzyliby nowy dział marketingu. Pozostałe działy nie miały ulec zmianom w strukturach, tylko zostać powiększone nowo zatrudnionych już w nowej siedzibie.

Komunikacja między działami miała być łatwa, ze względu na częste kontakty pracowników. Dział marketingu, w związku z brakiem jakichkolwiek danych, miał zostać ztypizowany jak dział handlu i logistyki, z możliwością reorganizacji w razie potrzeby.

Dwie sale konferencyjne miały być rozróżnione względem mniej i bardziej formalnych spotkań. Ważne było również zapewnienie miejsca do spotkań między-pracowniczych oraz miejsc poczekalni dla gości (kontrahentów przyjeżdżających z całego świata) oraz dla pracowników produkcji, którzy przychodzili do biura w sprawach kadrowych.

Szef zaznaczył potrzebę zagospodarowania  swojego drugiego pokoju jako prywatnego, urządzonego jak domowy salon z przeznaczeniem do rozmów z bardzo bliskimi klientami, ale przede wszystkim dla żony i dzieci często przychodzących do firmy.

W zakresie zapewnienia odpowiednich warunków wentylacji, klimatyzacji, oświetlenia, systemów sound zakładano zastosowanie systemów renomowanych marek. Również zastosowane materiały, meble i elementy wyposażenia wnętrz miały być trwałe i najwyższej jakości. Siedziba została ulokowana względem korzyści logistycznych (blisko obwodnicy) w nieprzyjaznej, przemysłowej, oddalonej od centrum miasta okolicy. Niedogodności związane z otoczeniem, miał rozwiązywać duży, zagospodarowany zielenią taras, który wraz z kompletnie wyposażoną kuchnią z jadalnią miał być miejscem relaksu. Zarząd nie przewidywał żadnych udogodnień względem potrzeb elastycznego czasu pracy, czy udostępnianiu miejsc dla opieki nad dzieckiem, obowiązywać miał zakaz wprowadzania zwierząt domowych. Pracownicy też nie wyrażali takich potrzeb, woleli oddzielić życie prywatne od zawodowego.

Poszukiwania układu funkcjonalnego

W pierwszym etapie prac projektowych przeprowadzono analizę funkcjonalności nowego biura. Na bazie powiązań personalnych w organizacji opracowano schemat komunikacji, który wykazał błędne rozmieszczenie niektórych pomieszczeń w projekcie budowlanym.

Dotyczy to m.in. umieszczenia kierowniczki działu handlu i logistyki pomiędzy działami. Komunikacja między-wydziałowa odbywałaby się zawsze przez hol lub pokój kierowniczki. Zauważono, że przepływ informacji musi przebiegać między wszystkimi działami oraz jest bardzo częsty i spontaniczny. Równocześnie pracownicy działów handlu i logistyki zauważyli, że zostali wykluczeni z bezpośredniego dostępu do balkonu (co jeszcze nieistniejący dział marketingu posiadał) oraz, że okna w ich pomieszczeniach kierunkowane są na niezbyt atrakcyjną pod względem światła, stronę północną.

Zauważono również, że w codziennym funkcjonowaniu biura wygodnym byłoby wyłączenie komunikacji między-pracowniczej poza publiczną środkową częścią wspólną z recepcją. Poprawiłoby to warunki akustyczne dla recepcjonistki, która i tak narażona jest na liczne bodźce z zewnątrz.

Rozwiązaniem projektowym, odpowiadającym na powstałe problemy było przeniesienie pokoju kierowniczki działu handlu i logistyki bliżej salki konferencyjnej oraz połączenie wszystkich działów w tzw. open space. Granice między działami zostały wyznaczone poprzez szklane ścianki z elementami meblowymi, które dawały poczucie zarówno integracji jak i wydzielenia działów. Nowy układ umożliwiałby bezpośredni kontakt między pracownikami poszczególnych działów. Dzięki zmianom powstał przedsionek, z którego interesant kieruje się do odpowiedniego działu, ale też dzięki tym działaniom zostało wygospodarowane miejsce do rozmów miedzy-wydziałowych oraz przestrzeń na przechowywanie odzieży wierzchniej pracowników. Dodatkowo zlikwidowanie ścian stałych spowodowało lepsze doświetlenie wszystkich pomieszczeń zróżnicowanym naturalnym światłem dziennym (szczególnie zyskały pokoje ze światłem od strony północnej) oraz umożliwiono dostęp do balkonu bez konieczności przejścia przez hol.

W trakcie analizy komunikacji dostrzeżono jeszcze kilka innych problemów do rozwiązania. Aby odciążyć część wspólną dokonano zmian:

– wprowadzono drzwi szklane między pomieszczeniami 2.2 i 2.3., z racji bezpośrednich kontaktów między kadrową i księgową

– wprowadzono bezpośrednie przejście z pokoju kierowniczki działu handlu i logistyki do małej salki konferencyjnej

– wprowadzono bezpośrednie przejście z gabinetu prezesa do sali konferencyjnej

Usprawnienie kontaktów między wydziałowych względem wewnętrznej komunikacji uwolniło przestrzeń wspólna, dostępną na co dzień przez gości, od zatłoczenia i hałasu.

Dzięki przeniesieniu pokoju kierowniczki handlu i logistyki uzyskano możliwość powiększenia małej salki konferencyjnej. Jej dotychczasowa szerokość nie spełniała wymagań użytkowania.

Skierowanie sekretariatu względem schodów usprawniło komunikację w każdym aspekcie. Recepcjonistka jako osoba pierwszego kontaktu kieruje petenta w odpowiednie miejsce. Przed nią znalazło się miejsce poczekalni dla pracowników produkcji, którzy są kierowani do kadrowej i działu administracji, natomiast w tyle recepcji  spokojne, wycofane miejsce oczekiwań dla gości. Analiza pozwoliła również na określenie punktów, które powinny być widoczne i  ukryte w widokach  ścian holu.

Pomieszczenia przeznaczone dla administracji, kadrowej, księgowości, do których przybywała największa liczba osób (głównie pracowników produkcji), należało wyróżnić w widoku. Tak samo pomieszczenia użyteczności ogólnej jak duża sala konferencyjna kuchnia i łazienki. Do pozostałych pomieszczeń goście są prowadzeni (pokoje zarządu, mała salka konferencyjna, pokój kierowniczki handlu i logistyki) lub stanowią wewnętrzną strukturę organizacji (działy handlu, logistyki i marketingu).

projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, poszukiwania
schemat obrazujący chaos komunikacyjny w dotychczasowym układzie
źródło: własne
schemat obrazujący zmiany dokonane w dotychczasowym układzie
źródło: własne
projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, poszukiwania
schemat obrazujący eksponowane i ukrywane wejścia do poszczególnych pomieszczeń
źródło: własne
projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, układ funkcjonalny
ostateczny plan po wprowadzonych zmianach
źródło: własne

Realizacja projektu wnętrz biura

Dzięki przeprowadzonym zmianom organizacyjnym uzyskano układ, który ułatwi codzienne funkcjonowanie biura względem pracy, przyjmowania klientów jak i adaptację zawodową nowych pracowników.

Kompleksowe projektowanie wnętrz biurowych uwzględniało najnowsze rozwiązania technologiczne celem zapewnienia komfortowych warunków użytkowania przestrzeni. Posiłkowano się doświadczonymi w tej materii dystrybutorami, którzy dokonywali profesjonalnych pomiarów powierzchniowych i funkcjonalnych, celem odpowiedniego doboru parametrów urządzeń i elementów wyposażenia według obecnych norm. I tak system wentylacyjny miał zapewnić komfort użytkowania przestrzeni przy różnych temperaturach zewnętrznych (od -20 do + 40 stopni Celsjusza). Oświetlenie zostało zaprojektowane celem zapewnienia ogólnego oświetlenia wszystkich powierzchni z uwzględnieniem potrzeby doświetlenia miejsc pracy w postaci lamp wiszących nad każdym stanowiskiem pracy. Dobra akustyka we wnętrzu została uzyskana poprzez zastosowanie lameli sufitowych, wykładzin dywanowych oraz płycin ściennych wykończonych naturalnym fornirem.

Dobór mebli i elementów wyposażenia wnętrz było prowadzone bardzo skrupulatnie, na podstawie renomy producentów oraz osobistego doświadczenia (w showroom’ach w Polsce i Europie). Zostało zamówionych kilka różnych krzeseł biurowych do testowania. Każdy pracownik przez miesiąc testował każde z nich i dobierał względem swoich potrzeb.

Dodatkowo elementy takie jak drzwi, balustrady również zostały wykonane na indywidualne zamówienie według szczegółowego opracowania rysunkowego.

Wnętrze w całości zostało zaprojektowane w stonowanej kolorystyce: bieli, czerni oraz jasnych i ciemnych odcieniach brązu. Zastosowano materiały: drewno, forniry, laminaty, konglomeraty, gresy, szkło, skórę naturalną, stal. Zadbano również o dobór dzieł sztuki pięknie wypełniających wnętrze.

Hol parter

Przestrzeń przeznaczono na ekspozycję produktów firmy oraz poczekalnię. Stąd można również przejść bezpośrednio do części produkcyjnej. Dodatkowo umieszczono stół bilardowy, który służy relaksowi pracowników, oddzielony od pokojów pracowniczych nie przeszkadza w pracy. Z pomieszczenia roztacza się widok na pozostałe  budynki: socjalne i produkcji. Otoczenie zagospodarowano różnorodną zielenią.

projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, ekspozycja
schody na piętro, w balustradzie element ekspozycyjny
źródło: własne
projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, bilard
stół bilardowy
źródło: własne
widok na schody
źródło: własne

Hol na piętrze z recepcją

Przestrzeń według założeń projektowych miała stać się centrum biura. Łączy komunikację między wszystkimi pomieszczeniami biura. To tu została umieszczona recepcja, na wprost od schodów wejściowych, jako pierwsze miejsce kontaktu z każdym gościem. W tej przestrzeni na wzór układów typu kombi umieszczono urządzenia służące całemu zespołowi jak ksero, faks, wewnętrzna poczta.

W otwartej przestrzeni umieszczono również funkcje: poczekalni przeznaczonej głównie dla pracowników produkcji, umiejscowiony tuż na widoku recepcjonistki; poczekalni dla gości, umiejscowiony za recepcją, w wydzielonej, intymnej przestrzeni z wygodnymi fotelami, kanapą i telewizorem. W holu wyznaczono również miejsce na szafę do przechowywania odzieży wierzchniej dla gości.

Wykorzystując zasady percepcji wzrokowej dokonano podziału wizualnego ścian i drzwi do poszczególnych pomieszczeń. Drzwi do pomieszczeń ogólnego i szybkiego dostępu z zewnątrz, które powinny być wyraźnie zaznaczone w przestrzeni, zostały wyróżnione kontrastem walorowym. Dotyczy to pomieszczeń: kadrowej, księgowej, kierownika administracji. Łazienki wyróżniono poprzez wprowadzenie drzwi szklanych. Recepcjonistka kierując gościa w odpowiednie miejsce wydaje jasny komunikat: to te drugie czarne drzwi na lewo.

Pozostałe pomieszczenia, do których dostęp wymaga podprowadzenia gościa prze recepcjonistkę zostały ukryte poprzez zrównanie koloru, faktury i płaszczyzny ze ścianą. Zastosowano również panele ścienne wykończone naturalnym fornirem. Drzwi wykonano według indywidualnego projektu. Aby zapewnić lepsze warunki głośności przy otwartej przestrzeni i gładkiej powierzchni podłogi gresowej, zastosowano lamele sufitowe na 90 % powierzchni sufitu. Tym samym zwiększono powierzchnię świetlików dachowych, aby przestrzeń dostawała optymalnego światła dziennego.

[1] O firmie. Bista.pl

Hol i recepcja biura w Bydgoszczy
Hol i recepcja biura w Bydgoszczy
projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, hall, recepcja
otwarta przestrzeń holu z widokiem na schody i recepcję
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak
projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, recepcja
recepcja
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak
poczekalnia dla pracowników produkcji umieszczona przy recepcji
źródło: własne
projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, hall
poczekalnia dla gości biurowych wyposażona w wygodne fotele, kanapę i telewizor
źródło: własne

Dział marketingu, handlu i logistyki

Połączenie pomieszczeń pracowniczych poprzez wprowadzenie ścianek szklanych wprowadziło większą przejrzystość w strukturze pracowniczej. Dodatkowo uzyskano małą przestrzeń do spotkań miedzy-wydziałowych oraz miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej. Dzięki rezygnacji ze ścianek szklanych uzyskano lepsze naturalne oświetlenie wnętrza, szczególnie dla działów handlu i logistyki, których okna zorientowane są na północ. Dodatkowym atutem stał się dostęp do balkonu dla wszystkich działów.

Wszystkie pomieszczenia pracownicze zostały wyposażone w stypizowane, duże biurka wykonywane według indywidualnego projektu, rozmieszczone w odległości zwanej społeczną między 200 a 280 centymetrem, również plecami do siebie. Miało to zapewnić odpowiedni dystans między pracownikami, wpływając bezpośrednio na warunki pracy w zakresie koncentracji i zachowania intymności. Dystans pozwala na włączenie i wyłączenie się z konwersacji w wybranym przez pracownika momencie przy zachowaniu stosunków grzecznościowych. Zmniejszono ilość osób pracujących w danej przestrzeni, aby zachować proporcje między metrażem, a ilością osób pracujących tak, aby nie wzrastał poziom stresu wynikający z zatłoczenia. Każdy pracownik ma do swojej dyspozycji kontener do przechowywania podręcznych narzędzi. Zapewniono odpowiednią ilość szaf na dokumenty. Dział marketingu bardzo się rozwinął. W związku z tym powstała potrzeba przystosowania przestrzeni do działań kreatywnych – zlikwidowano jedno stanowisko pracy na rzecz stołu do pracy wspólnej. Dodano również narzędzia wspomagające wspólna pracę – tablicę burzy mózgów, gdzie rozwiązywana jest strategia na dalszy rozwój marek firmy.

projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, openspace, dział logistyki i handlu
przestrzeń między-działowa, widok na dział handlu i logistyki i miejsce spotkań między-dzialowych
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak
projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, open space, dział marketinkgu
duże biurka w dziale marketingu
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak

Kadra, księgowość

W podobnym charakterze urządzone zostały dwa osobne gabinety kadrowej i księgowej. Z racji ich częstych kontaktów wprowadzono szklane drzwi pomiędzy pomieszczeniami, co dodatkowo powiększyło i rozświetliło wnętrza. W tych pomieszczeniach biurka zostały przystosowane do przyjmowania gości – zazwyczaj pracowników produkcji.

projektowanie wnętrz biura, dział księgowości
pokoje kadrowej i księgowej
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak

Sala konferencyjna

Dużą salę konferencyjną przeznaczono do użytku dla 16 osób. Komfortowe, obrotowe fotele ustawiono wokół stołu konferencyjnego indywidualnego projektu, o owalnym kształcie, który miał służyć rozmowom w dystansie odpowiadającym rozmowom formalnym. Obrotowe fotele miały zapewnić komfort użytkowania  poprzez dostosowywanie swojej pozycji względem sytuacji- rozmowy i prezentacji multimedialnej. W zakresie technicznym sala konferencyjna została wyposażona w system multimedialny sterowany elektronicznie (wysuwany ekran i projektor), połączony z odpowiadającym systemem oświetleniowym i zasłanianiem okien żaluzjami.

projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, sala konferencyjna
duża sala konferencyjna
źródło: własne

Salka konferencyjna

Mała salka konferencyjna została przeznaczona na kameralne spotkania w gronie 6 osób, wyposażona w obrotowe fotele i niski stół. Odległości między rozmówcami zostały zachowane w szacunku do poczucia intymności poszczególnych uczestników, jednak atmosfera przy niższej formie siedzenia i mniejszego grona sprowadza rozmowy do mniej formalnych. W pomieszczeniu został umieszczony telewizor do prezentacji firmowych.

projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, salka konferencyjna
mała salka konferencyjna
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak

Zarząd

Dwa pomieszczenia przeznaczone dla zarządu zostały rozróżnione pod względem funkcji. Pierwsze, przeznaczone na pracę zostało wyposażone w podstawowe meble do pracy: szafy, biurko oraz nieduży stół konferencyjny dla sześciu osób. Drugie pomieszczenie służy do odpoczynku, ale też do nieformalnych spotkań. Urządzone jest podobnie jak salon w domu, znajdują się kanapy, fotele, telewizor. W tym pomieszczeniu odbywają się najbardziej osobiste spotkania, przeznaczone dla osób długo się znających i dążących wzajemnym zaufaniem. Należy dodać, że do biura bardzo często przyjeżdżają dzieci i żona prezesa, którym pokój służy do spotkań rodzinnych. We wnętrzach znalazł się komplet mebli antycznych- biurko, zegar, tron. Zestaw miał dla prezesa wartość sentymentalną i wszelkie dyskusje o tym, czy meble wpisują się w ogólną koncepcję estetyczną wnętrz zostały ucięte.

projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, biuro szefa
gabinet prezesa
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak
projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, prywatne miejsce spotkań
pokój wypoczynkowy prezesa
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak

Kuchnia z jadalnią

Pomieszczenie kuchenno- jadalniane z założenia miało pełnić funkcję integrującą i być miejscem nieformalnych spotkań pracowników. Niewerbalne komunikaty podczas nieskrępowanych czynności jak przygotowywania kawy i posiłków mają znaczny wpływ w kształtowaniu stosunków między-pracowniczych. W związku z tym w koncepcji funkcjonalnej przyjęto rozwiązania podobne do domowych, z wykorzystaniem wszystkich typowych sprzętów kuchennych (ekspres do kawy, piekarnik, płyta grzewcza, zlewy, zmywarka, również pralka oraz tzw. małe agd: mikser, blender itp.) oraz z uwzględnieniem różnych form siedzenia: na stołkach barowych, przy stole, na kanapie, naprzeciw siebie, obok i plecami do siebie. Zróżnicowany i elastyczny układ siedzeń  daje możliwość użytkownikom korzystania z przestrzeni w sposób sobie wygodny.

projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, kuchnia z jadalnią
kuchnia z jadalnią z dostępem na taras
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak

Wc damskie i męskie

Układ tych pomieszczeń zaprojektowano w sposób identyczny z przedsionkiem z dwoma umywalkami oraz pomieszczeniem z kabinami wc. Zostały rozróżnione poprzez kolorystykę i kształt dodatków: w wc damskim ściany w jasno- rudym odcieniu brązu i owalnymi umywalkami i ustępami, w wc męskim- ciemnym odcieniu brązu i prostokątnymi umywalkami i ustępami. Na ścianach zamiast tradycyjnych płytek do wysokości 120 cm położony został biały konglomerat, tworzący jednolitą płaszczyznę bez podziałów, a powyżej tafle lacobelu.

projektowanie wnętrz biura, projektowanie wnętrz biurowych Bydgoszcz, łazienka damska, łazienka męska
przedsionek łazienki damskiej i męskiej
źródło: sesja fotograficzna: Ewelina Kamińska, Jakub Wawrzak

Ankieta wśród użytkowników wnętrza biura

Chciałam dowiedzieć się jak pracownicy odbierają przestrzeń biura, jak się w niej czują i jak im się pracuje w nowych warunkach. Zaczęłam od przeprowadzania wywiadów z każdym z nich, jednak szybko uświadomiłam sobie, że ich odpowiedzi na pytania nie są do końca szczere i zbyt lakoniczne.  Przez tych kilka miesięcy pracy nad projektem, zakolegowaliśmy się i może nie chcieli zrobić mi przykrości jakąś krytyczną uwagą. Zainspirowana książką E. T. Halla ‘Czwarty wymiar w architekturze’, gdzie autor bada wpływ architektury Eero Saarinena na użytkowników wnętrza biura Deer poprzez ankietowanie, stworzyłam swoje dwie anonimowe ankiety- dla zarządu i drugą dla pracowników (w załączniku wzór).

Podczas przeprowadzki ‘starych’ pracowników i układania swoich dokumentów, narzędzi pracy kilka osób było poruszonych nową sytuacją. I mimo braku negatywnych komentarzy w ankiecie dotyczących aklimatyzacji, zmiana środowiska pracy wzbudziła niepokój i musiał minąć pewien czas, zanim wszyscy pracownicy przystosowali się do nowego otoczenia (w szczególności pracownicy z pokolenia BB i X).

Osoby zatrudnione już w nowym biurze pytałam, jakie były ich wrażenia z pierwszego dnia pracy i czy trudno było im przystosować się do warunków pracy. Wszyscy podkreślali, że wnętrze zrobiło na nich duże wrażenie (w jednym z komentarzy: ‘powaliło na kolana’), w szczególności nowoczesna i estetyczna aranżacja, wysokiej jakości materiały wykończeniowe, ciekawe meble. Dostosowanie się do nowych warunków pracy nie sprawiło im trudności ze względu na dobrze przygotowane stanowiska pracy i jasną komunikację między poszczególnymi działami.

Na pytanie, co najbardziej podoba Ci się w nowym biurze najwięcej głosów dotyczyło  kuchni z jadalnią i tarasem jako miejsce integrujące wszystkich pracowników: funkcjonalnie urządzone, świetnie wyposażone, piękne, rewelacyjne, przestrzenne, ‘tutaj miło spożywa się posiłki’.

Na drugim miejscu znalazł się dostęp do światła naturalnego. Kolejnie zauważono dbałość o szczegóły i jakość wykończenia; eleganckie, komfortowe meble; przestronność; rośliny; wyposażenie toalet.

Pierwsze wrażenia użytkowników dotyczyły ogólnych czynników wpływających na komfort pracy. Dalej szukałam potwierdzenia, czy zaprojektowany układ funkcjonalny spełnia potrzeby pracowników. W odpowiedzi na pytanie, czy zmieniłbyś coś w biurze wszyscy odpowiedzieli, że nic, jednak dopytując się czy jest coś w biurze, co utrudnia pracę okazało się, że ścianki szklane w strefie open space dzielące poszczególne działy nie spełniają funkcji odpowiedniej izolacji dźwiękowej, a rozmowy z innych pomieszczeń przeszkadzają w skupieniu. W założeniach projektowych słabą barierę akustyczną ścianek szklanych miał niwelować sufit lamelowy, jednak nie do końca spełnił on swoją rolę. Mimo to uważam, że zastosowanie ścianek szklanych było dobrym pomysłem ze względu na przenikanie światła naturalnego przez wszystkie pomieszczenia. Strefa openspace jest też ważnym punktem w przestrzeni w aspekcie współdziałania, szybkiego kontaktu i integracji pracowników.

Osobne pomieszczenia otrzymały szefowa działu handlu i kierownik administracji. Pracownice czują się komfortowo, mając do dyspozycji własną przestrzeń, jednak zaznaczają, że brakuje im kontaktu wzrokowego z innymi pracownikami. Dlatego, kiedy nie mają spotkań, drzwi pozostają otwarte

Kolejną przestrzenią podlegającą analizie był centralny punkt piętra- recepcja, odbierany jest przez użytkowników jako reprezentacyjny i świetnie ulokowany w codziennym funkcjonowaniu biura. Obawą przy umieszczaniu recepcji u góry było to, że gość wchodzący do biura po raz pierwszy czuje się zdezorientowany i nie wie, gdzie dalej ma pójść. Jednak układ schodów skierowanych na wprost wejścia, daje jasny komunikat- wejdź na piętro. Przestrzeń parteru okazała się idealnym miejscem do ekspozycji produktów i elementów promujących marki.

Komunikacja na piętrze wraz z centralnie ulokowaną recepcją sprawdza się, choć recepcjonistka czasem odczuwa dyskomfort ze względu na spory ruch w jej miejscu pracy, a jak wiemy stłoczenie powoduje zwiększenie poczucia stresu. Osoba poprzednio zatrudniona na tym stanowisku nie umiała poradzić sobie z zaistniałą sytuacją. Nowa pracownica, o innym usposobieniu, radzi sobie bardzo dobrze. Zastosowany w tak otwartej przestrzeni sufit lamelowy, ze względu na swoją większą  powierzchnię spełnia swoją rolę dźwiękochłonną i odgłosy nie niosą się po całym biurze.

Opinie co do sali konferencyjnej i mniejszej salki są zgodne wśród wszystkich pracujących. Sala konferencyjna jest funkcjonalna i dobrze wyposażona (elektronicznie sterowany system multimedialny), robi wrażenie na gościach, uwagę przyciągają rzeźby i grafiki oraz meble. Jednak z obserwacji komfortu użytkowania i utrzymania odpowiedniego dystansu między współuczestniczącymi w spotkaniach, została ograniczona liczba użytkowników z 16 do 14.  Salka konferencyjna odbierana jest jako przyjemne miejsce do odbywania mniej formalnych spotkań, przytulna, dyskretna, elegancka, choć nieco ciemna (oświetlenie dzienne zapewnia jedynie małe okno od strony północnej).

W odpowiedzi na pytania dotyczące wystroju wnętrza tj. kolorystyki oraz elementów dekorujących wnętrze od kilku osób padło stwierdzenie, że w niektórych pomieszczeniach brakuje obrazów, utrzymana stonowana kolorystyka mogłaby być przełamana kolorami. Na użytkowników dobrze wpływa roślinność.

Na pytanie, czy biuro powinno spełniać potrzeby jednostki czy zespołu? zdecydowana większość odpowiedziała, że zespołu.

Na pytanie czy wnętrze spełnia potrzeby wszystkich pracowników? większość odpowiedziała, że tak, ponieważ każdy ma swoje miejsce.

Na pytanie czy masz potrzebę personalizacji swojego miejsca pracy i czy coś w tej kwestii już dokonałeś? wszyscy odpowiedzieli nie. I rzeczywiście odwiedzając spontanicznie biuro na przestrzeni ostatnich kilku miesięcy zauważyłam, że nie dokonano żadnych zmian, a biurka nie są dekorowane osobistymi dodatkami. Za to na szklanych drzwiach prowadzących do poszczególnych działów są zabawne zdjęcia tzw. selfie zespołu.

Świetnie zgrany zespół to też wynik pracy i nakreślonej wizji rozwoju firmy przez Szefa. Jego zdaniem dzięki dogłębnemu wywiadowi, który został przeprowadzony przed rozpoczęciem prac projektowych: wnętrze biura odzwierciedla osobowość ludzi pracujących i tworzących atmosferę wzajemności (…)Wnętrze zostało zindywidualizowane pod zespół, a nie pojedynczego pracownika (…)Wysoki standard biura ułatwia zatrudnienie pracowników z większymi wymaganiami, o wyższej kulturze osobistej i statusie zawodowym. Wysoki standard i utrzymanie tego poziomu daje wyraźny sygnał, że szczegóły wykonywanej pracy są niesłychanie istotne. Celem nowego wnętrza było stworzenie przestrzeni o wysokich walorach architektonicznych, która również będzie wytyczała drogę do dalszej działalności firmy.

Jest to odczuwalne również podczas analizy opinii pracowników. Na pytanie jak wnętrze biura wpłynęło na postawę pracowników względem firmy? pracownicy odpowiadają:

Mobilizuje do działania.

Biuro to miejsce, w którym spędzamy dużo  czasu, a atrakcyjnie urządzone wpływa na wydajność i jakość pracy.

Przyjazne i zadbane wnętrze wpływa na zachowanie pracowników. Czystość i dbałość o detale sprzyja większej dbałości o porządek w miejscu pracy i dbałości o własny wygląd.

Jakość i dbałość o pracownika zwiększa szacunek względem firmy.

Czujemy się jak w domu.

Odnośnie wpływu wnętrza na wizerunek firmy pracownicy odpowiadają:

Jest to wizytówka firmy, pierwsze wrażenie jest bardzo ważne.

Wpływa na postrzeganie firmy jako nowoczesnej i rozwijającej się organizacji. Układ funkcjonalny i wyposażenie daje odczucie , że w tym miejscu dba się o potrzeby pracownika.

Wnętrze jest istotne dla wizerunku firmy. Firma przez pryzmat wnętrza postrzegana jest jako wysoko rozwinięta, jako lider biznesu, nowocześnie zorganizowany.

Świadczy o dobrej kondycji firmy i pozycji na rynku. Wystrój wnętrza pozwala zobrazować gościom i kontrahentom kierunek rozwoju, w którym podąża organizacja.

Biuro w użytkowaniu

Od projektu, poprzez realizację, aż do wielomiesięcznego użytkowania przestrzeni, minęły cztery lata.

Wizytowałam biuro w różnych okresach, w tych zwyczajnych dniach pracy, w gorącym czasie przed najważniejszymi targami branżowymi, również uczestniczyłam w kilku imprezach okolicznościowych. Pracownicy integrują się po pracy w biurze, organizują spotkania przygotowując wszystko we własnym zakresie.

Na co dzień biuro funkcjonuje spokojnie, nawet w ferworze przygotowań do targów, choć wtedy dział marketingu zamienia się w bardzo zabałaganione laboratorium badawcze.

Obserwując biurka pozostałych działów muszę stwierdzić, że nie panuje na nich ład i porządek, ale też nie zauważyłam żadnych tendencji do dekorowania prywatnymi dodatkami: zdjęciami, gadżetami i in.

Pracownicy korzystają z kuchni w sposób wolny, przynoszą i przygotowują swoje potrawy, ale również korzystają z usług kucharki.

Widać, że wnętrze biura wspomaga pracę a organizacja skupiona jest na rozwoju. Jestem w stałym kontakcie z zarządem. Zawsze zgłasza swoje pomysły na zmiany, które mogłyby polepszyć funkcjonowanie biura. Również ja mam przemyślenia podczas obserwacji działalności organizacji. Aktualnie pracujemy nad zmianą małej salki konferencyjnej-  w trakcie użytkowania okazało się, że fotele nie odpowiadają potrzebom funkcjonalnym. Zostaną zamienione na krzesła konferencyjne z niedużym stołem. Fragment ściany na piętrze, która służy ekspozycji mogłaby być zagospodarowana zielenią, tworząc tzw. zieloną ścianą.

Podziel się swoją opinią